外国にある第三者への提供に関する情報
株式会社first penguinは、「外国人材 定着コンパス」の提供にあたり、米国その他外国に所在する事業者又は外国法人が提供するクラウドサービスを利用します。
当社は、外国にある第三者（サブプロセッサ）への個人データの提供について、個人情報の保護に関する法律第28条第1項に基づき、本人の同意を取得する方法に代えて、当該第三者との契約その他の方法により、個人情報保護法上求められる相当措置の継続的な実施を確保するために必要な体制（同法施行規則第16条の基準に適合する体制）を整備する方法によっています。
本情報は、同法第28条第3項及び同法施行規則第18条に基づき、外国人材本人及び支援機関に対し、外国にある第三者による個人データの取扱いについて情報提供するものです。
1. 外国にある第三者を利用する目的
本サービスでは、以下の目的で外国にある第三者が個人データを取り扱う場合があります。
1. データベース、認証基盤、ストレージの提供
2. アプリケーションの実行、ホスティング、配信
3. AIによるコメント生成、要約、翻訳、カタカナ音訳、自由記述の整理・分類、アンケート送信後の会話における追加質問の生成、面談準備の補助情報の生成
4. メール送信、招待、通知、リマインド
5. 不正送信対策、Bot対策、セキュリティ対策
6. 障害対応、エラー監視、ログ分析、システム保守
2. 主な移転先国
主な移転先国は米国です。
ただし、各クラウドサービスの提供条件、サポート体制、再委託先、CDN、ログ、バックアップ、セキュリティ対策の仕組みにより、米国以外の国又は地域で処理、保存、参照又はサポートアクセスが行われる可能性があります。
3. 米国の個人情報保護制度の概要
米国には、民間部門全体を包括的に規律する単一の連邦レベルの個人情報保護法は存在せず、分野別の連邦法、州法、契約、業界基準、事業者のプライバシーポリシー等により個人情報保護が図られています。
米国には、金融、医療、児童、電子通信、州別プライバシー法など、特定分野又は州ごとの個人情報保護制度が存在します。個人情報保護委員会が公表する外国制度に関する参考情報も確認対象とします。
また、米国には、CLOUD Act（合法的な海外データ使用の明確化に関する法律）や外国情報監視法（FISA）第702条など、政府機関が一定の手続の下で事業者の保有するデータにアクセスし得る制度が存在します。これらは、事業者による相当措置の実施に影響を及ぼすおそれのある制度に該当し得ますが、当社が利用するサブプロセッサについて、現時点で相当措置の継続的な実施に支障が生じている事実は確認されていません。支障が生じた場合は、後記「5. 相当措置の継続確認」記載の措置（是正要求、利用停止、代替サービスへの移行等）を講じます。
4. 外国にある第三者が講ずる保護措置
当社は、外国にあるサブプロセッサについて、契約、データ処理契約、セキュリティ資料の確認その他適切かつ合理的な方法により、以下の保護措置が講じられていることを確認し、又は契約上必要な義務を課すための措置を講じます。
1. 秘密保持義務
2. 目的外利用禁止
3. 安全管理措置
4. アクセス制御
5. 通信暗号化及び保存データの保護
6. 再委託先の管理
7. 漏えい等発生時の通知
8. 契約終了時又は不要時の削除又は返却
9. 監査報告書、認証、セキュリティ資料等による確認
10. AIサービスについて、当社が利用可能な範囲で、モデル学習への利用を制限する設定、契約条件又はサービス形態を採用すること
5. 相当措置の継続確認
当社は、外国にある主要サブプロセッサについて、利用の開始前に初回の確認を行い、その後は年1回以上を目安として、合理的に入手可能な契約条件、DPA、セキュリティ資料、公開資料その他の情報に基づき、以下の事項を確認します。
1. サブプロセッサの名称、所在地、処理目的
2. 処理されるデータの種類
3. 保存地域、処理地域、サポートアクセス国
4. セキュリティ措置
5. 再委託先の状況
6. AIモデル学習利用の有無
7. データ保持期間
8. 外国制度又は外的環境の変化
9. 相当措置の継続的実施に支障がないか
当社は、これらの確認について、確認日、確認者、確認した資料、確認した事項及び結果を記録し、保存します。
当社は、相当措置の継続的実施に支障があると判断した場合、是正要求、利用停止、代替サービスへの移行、支援機関への通知その他必要な措置を講じます。
6. 主な外国にある第三者
主な外国にある第三者は、以下のとおりです。詳細は「サブプロセッサ一覧」をご確認ください。
1. Supabase, Inc.
2. Vercel, Inc.
3. OpenAI OpCo, LLC
4. Resend, Inc.
5. Cloudflare, Inc.
6. Functional Software, Inc.（Sentry）
7. 問い合わせ窓口
外国にある第三者への提供に関する問い合わせは、以下の窓口までご連絡ください。
株式会社first penguin
privacy@f-penguin.net